Exact Online koppelen aan een AI-agent

Wat is een Exact Online-koppeling met een AI-agent?

Het is een verbinding via de Exact Online API waarmee een AI-agent je administratie leest en, waar jij dat toestaat, acties voorbereidt. Een klant, dealer of medewerker stelt een vraag in gewone taal. De agent zoekt het antwoord op in Exact Online, of zet een voorgestelde actie klaar in een goedkeuringswachtrij.

In elke stap bereidt de agent voor en neemt je team het besluit.

Wat doen de AI-agents in Exact Online wel en niet?

Per september 2026 heeft Exact Online Boekhouden AI-agents voor financiële taken binnen Exact Online. Ze praten niet met je klanten of dealers, pakken geen offerteaanvraag van je website op en combineren Exact Online niet met je CRM of servicedesk.

• Inkoopagent (Purchase Agent): herkent inkoopfacturen en stelt een grootboekrekening voor.
• Bankagent (Bank Agent): matcht betalingen.
• Supportagent (Support Agent): beantwoordt dag en nacht gebruiksvragen.
• Debiteurenagent (Debtor Agent): voorspelt betaaldatums en verstuurt herinneringen (vanaf Plus).
• In bèta: Financial Agent voor KPI-analyse (aangekondigd op 3 september 2026), CRM Agent, Excel Agent.

Heeft Exact Online een MCP-server?

Exact heeft er een aangekondigd, maar per september 2026 is die niet live. De officiële Exact Online MCP-server staat op de vooruitblikpagina van Exact. Daarmee moeten AI-assistenten zoals ChatGPT gegevens ophalen, analyses draaien en acties starten, met centraal beheer. Er is nog geen releasedatum of prijs.

MCP regelt zelf geen rechten per rol over systemen heen, geen goedkeuring van schrijfacties en geen klantkanalen. Tot de server er is, blijft de REST API de officiële ingang.

• Wat een MCP-server is en wat het betekent voor je ERP

Eigen AI van Exact, self-service connector of managed agent: wat past?

Gebruik de AI-agents in Exact Online voor financieel werk binnen Exact. Kies een self-service MCP-connector als je zelf je administratie wilt bevragen vanuit een AI-assistent. Kies een managed agent als klanten, dealers of meerdere afdelingen gegevens uit Exact Online nodig hebben samen met andere systemen, met goedkeuring en monitoring.

Drie routes vergeleken (stand september 2026)

Wat doet een AI-agent met Exact Online in een maakbedrijf?

Vooral de vragen beantwoorden die je binnendienst nu telefoontjes en zoekwerk kosten: orderstatus, levertijd, voorraad en betaalstatus, gelezen via de Exact Online API. Bij een offerteaanvraag zet de agent een concept-verkooporder klaar die een medewerker eerst controleert en goedkeurt. In de tabel staan vijf voorbeelden.

Vijf processen in een maakbedrijf

Wat doet een AI-agent met Exact Online Handel in een handels- of importbedrijf?

In een handels- of importbedrijf neemt de agent het invoerwerk en de controles over die nu met de hand gaan: verkooporders uit een Excel-bestand of e-mail, inkooporders uit een paklijst, goederenontvangst per container, afgeronde orders in bulk factureren en zien wat wel geleverd maar nog niet gefactureerd is. Elke schrijfactie wacht op goedkeuring.

In elk proces zet de agent de actie klaar en keurt een medewerker die goed in de wachtrij van app.beemanaged.com. Pas daarna voert de agent de actie uit in Exact Online en logt hij het. Bij bulkacties toont hij altijd eerst een voorstel met aantallen en totalen; er wordt niets aangemaakt of gefactureerd voordat iemand de batch goedkeurt. Elke order, ontvangst en factuur die de agent aanmaakt komt met het brondocument in de audit log.

1. 01

   Verkooporders uit Excel of e-mail

   De binnendienst stuurt het orderbestand of de e-mail van een klant door. De agent leest klant, artikelen, aantallen en prijzen, controleert ze tegen de relaties en artikelen in Exact Online en zet een verkooporder met regels klaar. Na goedkeuring maakt hij de order aan en meldt het ordernummer.

2. 02

   Inkooporders uit een paklijst

   Inkoop deelt de paklijst of pro-formafactuur van een leverancier. De agent zoekt leverancier en artikelen erbij, zet een inkooporder met regels klaar en markeert wat hij niet kan matchen. Na goedkeuring staat de order in Exact Online, met de referentie van de leverancier ingevuld.

3. 03

   Goederenontvangst per container

   Het magazijn meldt dat een container binnen is en voegt de paklijst toe. De agent zoekt de openstaande inkooporders van die leverancier en zet per orderregel een ontvangst klaar met de ontvangen aantallen. Na goedkeuring boekt hij de ontvangst, zodat de voorraad dezelfde dag klopt.

4. 04

   Bulkfacturatie

   Financiën vraagt om alles te factureren wat gereed staat. De agent selecteert de orders die volledig geleverd en nog niet gefactureerd zijn en toont eerst een voorstel met het aantal orders, de klanten en de totalen. Na goedkeuring maakt hij de verkoopfacturen een voor een aan, gekoppeld aan de orderregels, en meldt het resultaat.

5. 05

   Geleverd maar niet gefactureerd, en verwachte ontvangsten

   De directie wil weten wat is verzonden zonder factuur, of wat nog onderweg is. De agent leest de lever- en factuurstatus per verkooporderregel en de ontvangststatus van openstaande inkooporders. Hij geeft een lijst terug met ordernummers, klanten of leveranciers en bedragen, alleen lezen.

Werkt dit naast je bestaande koppelingen?

Ja. Een WMS zoals Picqer of een webshopkoppeling die al in Exact Online schrijft, blijft gewoon werken. De agent krijgt per proces regels tegen dubbele boekingen: voordat hij een verkoop- of inkooporder aanmaakt controleert hij op een bestaand ordernummer of een bestaande referentie, en hij boekt nooit een ontvangst op een regel die al compleet is. In de intake spreken we af welk systeem leidend is voor welk proces.

Hoe komt Exact Online terug in de interne agent en het dashboard?

In app.beemanaged.com stellen medewerkers de interne agent vragen over gekoppelde systemen, dus ook over Exact Online. Procesdashboards combineren gespreksdata met gegevens uit Exact Online. Voorgestelde schrijfacties wachten in de goedkeuringswachtrij en elke vraag en actie staat in de audit log.

• Interne AI-agent: stel vragen aan je eigen systemen

Hoe werkt de koppeling met de Exact Online API technisch?

De agent gebruikt de Exact Online REST API met OAuth2. In het toestemmingsscherm van Exact kies je welke administraties (divisies) hij mag gebruiken. Een access token is 10 minuten geldig, een refresh token 30 dagen. Standaard leest de agent alleen, en elke schrijfactie loopt via de goedkeuringswachtrij in app.beemanaged.com.

• Registratie: een interne app in je eigen Exact Online, of een externe App Store-app (developerabonnement, beoordeling door Exact).
• Limieten: 60 calls per minuut en 5.000 per dag per app per administratie; fair use 20.000 per dag per contract (30.000 bij Premium). Daarboven geeft de API HTTP 429 terug.
• Door die limieten cachen we stamgegevens zoals artikelen, halen we wijzigingen binnen via webhooks en sync-endpoints, en bewaren we live calls voor actuele data zoals orderstatus.
• Agents en data draaien in de EU, modellen onder zakelijke voorwaarden, geen training op je data, verwerkersovereenkomst standaard.
• Entiteiten voor Handel (stand oktober 2026): SalesOrders, PurchaseOrders en SalesInvoices, met hun regels, ondersteunen GET, POST, PUT en DELETE; GoodsReceipts ondersteunen GET, POST en PUT, de regels GET en POST. Voorraadposities zijn alleen lezen. Deze endpoints zijn beschikbaar in de pakketten Wholesale & Distribution (Handel) en Manufacturing.
• Verkooporderregels hebben een order-, lever- en factuurstatus (open, deels, compleet, geannuleerd) plus de geleverde en gefactureerde aantallen; inkooporders hebben een ontvangststatus. Zo vindt de agent 'geleverd, niet gefactureerd' zonder te gokken.
• Er zijn geen bulk-endpoints om te schrijven. De bulk- en sync-endpoints zijn alleen lezen, met een paginagrootte van 1.000 in plaats van 60. Honderd orders factureren betekent dus honderd losse aanroepen, die de agent binnen de 60 calls per minuut verdeelt; een batch van honderd duurt enkele minuten.
• Een ontvangstregel verwijst naar de inkooporderregel; geef je geen aantal op, dan boekt Exact de resterende open hoeveelheid, en meer ontvangen dan besteld is geblokkeerd tenzij je administratie dat toestaat. Een verkoopfactuurregel kan verwijzen naar de verkooporder en orderregel waarop hij is gebaseerd, zodat facturen van de agent herleidbaar blijven.

Kun je Exact Globe koppelen aan een AI-agent?

Ja, maar de koppeling werkt anders dan bij Exact Online. Exact Globe draait on-premise, in Exact Cloud Services of in een private cloud, en koppelt via entity services of XML. Geen van de self-service MCP-connectors die we vonden ondersteunt Globe (stand september 2026). De veiligste route bepalen we samen met je IT-partner.

Entity services werken met SOAP en REST (OData) om records aan te maken, te lezen, te wijzigen en te verwijderen. Ze draaien als Windows-service op een machine met Globe, onder een gebruiker met rechten in Globe. Voor XML-import en -export moet een beheerder sinds product update 507 (mei 2026) externe URL's op een whitelist zetten.

Omdat dit op je eigen server draait, heeft een agent in de cloud een beveiligde verbinding nodig, bijvoorbeeld een VPN of een beveiligde gateway.

Nog niet elk proces is via de Globe-API beschikbaar; Exact vult entity services aan, zoals orders wijzigen en openstaande posten lezen. Exact Globe Next wordt ondersteund tot eind 2027 (behalve salaris en e-facturatie), met Exact Globe+ als opvolger.

Zo pakken we het aan, in vier stappen

1. 01

   Eén proces kiezen

   Bijvoorbeeld orderstatus voor dealers, met afspraken over rechten en wie goedkeurt.

2. 02

   Koppelen met leesrechten

   Jij geeft toegang tot de juiste administraties; wij testen op echte vragen.

3. 03

   Live met goedkeuring

   Schrijfacties wachten in de goedkeuringswachtrij.

4. 04

   Monitoren en verbeteren

   Gesprekken en auditlog nalopen, maandrapport, daarna het volgende proces.

• De werkwijze van BeeManaged stap voor stap

Prijs van een Exact Online-agent

Klantgerichte agents kosten vanaf €0,35 per gesprek. De inrichting offreren we vooraf (ontwikkeling €175 per uur), monitoring en dashboard kosten €250 per maand en een adviespakket kost €1.750. Interne agents en ticketverwerking zijn maatwerk, geprijsd in overleg.

• Alle prijzen van BeeManaged

Wanneer heb je BeeManaged niet nodig voor Exact Online?

Wil je alleen zelf vragen stellen aan je Exact-administratie, dan is een self-service connector goedkoper. Voor factuurherkenning en betalingen matchen volstaan de AI-agents in Exact Online. BeeManaged is zinvol als klanten, dealers of meerdere afdelingen gegevens uit Exact Online nodig hebben samen met andere systemen.